Il testo è diviso in sezioni chiare per facilitare la lettura agli imprenditori ed è aggiornato alle normative vigenti (D.Lgs. 81/2008, Decreto Trasparenza D.Lgs. 104/2022, GDPR e Statuto dei Lavoratori).
Prima di far entrare un nuovo lavoratore in azienda, il datore di lavoro deve completare una serie di passaggi burocratici, sanitari e organizzativi. Rispettare queste scadenze è fondamentale per evitare sanzioni amministrative, sospensioni dell’attività e la perdita di eventuali sgravi contributivi.
1. Sicurezza sul lavoro (D.Lgs. 81/2008)
La tutela della salute e della sicurezza viene prima dell’inizio effettivo dell’attività lavorativa.
- Valutazione dei Rischi (DVR): L’azienda deve possedere un Documento di Valutazione dei Rischi aggiornato. Se si tratta della prima assunzione, il DVR va elaborato prima dell’ingresso del lavoratore (con data certa), includendo eventuali rischi specifici (es. lavoro notturno, gravidanza, stress lavoro-correlato).
- Nomina delle figure della sicurezza: Prima dell’assunzione è necessario designare l’RSPP (Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, ruolo che può ricoprire anche il datore di lavoro in determinati casi), gli addetti al primo soccorso e gli addetti all’antincendio.
- Visita medica preventiva: Se la mansione prevede rischi specifici (es. uso di videoterminali per oltre 20 ore settimanali, movimentazione carichi, esposizione ad agenti chimici/rumore), il lavoratore deve sottoporsi a visita medica presso il Medico Competente prima di iniziare a lavorare, per ottenere il giudizio di idoneità alla mansione.
- Formazione e informazione: Il dipendente deve ricevere la formazione generale e specifica sulla sicurezza prima o contestualmente all’inizio del rapporto (e comunque entro massimo 60 giorni dall’assunzione, garantendo nel frattempo l’affiancamento).
- Consegna dei DPI: Vanno forniti gratuitamente i Dispositivi di Protezione Individuale (scarpe antinfortunistiche, guanti, caschi, ecc.) con relativo verbale di consegna firmato.
2. Consulenza del lavoro, previdenza e incentivi
Gli adempimenti amministrativi servono a regolarizzare il rapporto verso gli enti previdenziali, assicurativi e i fondi pensione.
- Inquadramento e lettera di assunzione (Decreto Trasparenza): Va redatto il contratto individuale di lavoro conforme al CCNL applicato. In base al D.Lgs. 104/2022, il datore deve fornire per iscritto informazioni dettagliate su mansioni, livello, retribuzione, orario di lavoro, ferie, preavviso ed enti previdenziali.
- Comunicazione Obbligatoria (UniLav): È l’invio telematico al Centro per l’Impiego dei dati del nuovo assunto. Va effettuato entro le ore 24:00 del giorno precedente all’inizio del rapporto di lavoro.
- Iscrizione INAIL (DNA): Se l’azienda non ha mai avuto dipendenti, deve aprire una Posizione Assicurativa Territoriale (PAT) presso l’INAIL contestualmente all’inizio dell’attività.
- Previdenza Complementare e TFR (Regole dal 1° luglio 2026): Con la riforma in vigore dal 1° luglio 2026 (Legge di Bilancio 2026 e direttive COVIP), per i nuovi assunti del settore privato scatta il meccanismo di adesione automatica al fondo pensione previsto dal CCNL (o al fondo residuale Cometa in assenza di accordi) fin dal primo giorno di lavoro.
- Il datore deve consegnare al neoassunto l’informativa sugli accordi collettivi vigenti e verificare eventuali scelte compiute in precedenti rapporti di lavoro.
- Il termine concesso al lavoratore per esprimere una scelta diversa o rinunciare (mantenendo il TFR in azienda nei casi consentiti) si riduce da 6 mesi a 60 giorni dall’assunzione. In mancanza di comunicazione scritta entro i 60 giorni, l’adesione al fondo diventa definitiva con effetto retroattivo dalla data di assunzione.
🆕 Obbligo piattaforma SIISL per assunzioni agevolate (Dal 1° dicembre 2026)
In base al Decreto Ministeriale n. 134/2026 e alle istruzioni operative INPS (Messaggio n. 3661/2026), terminata la fase sperimentale, per le nuove assunzioni effettuate a partire dal 1° dicembre 2026 la fruizione degli esoneri e degli sgravi contributivi è subordinata a un passaggio preliminare obbligatorio:
- Pubblicazione preventiva della vacancy: Prima o contestualmente alla data di assunzione, il datore di lavoro (o il consulente) deve pubblicare l’offerta di lavoro (vacancy) sulla piattaforma nazionale SIISL (Sistema Informativo per l’Inclusione Sociale e Lavorativa).
- Codice ID Vacancy nel flusso UniEmens: La piattaforma genera un codice identificativo univoco di 18 cifre (ID vacancy) che dovrà essere obbligatoriamente riportato nelle denunce mensili UniEmens per consentire i controlli automatici dell’INPS.
- Conseguenze del ritardo: Se la pubblicazione avviene dopo l’assunzione, l’incentivo spetterà solo a partire dal mese di pubblicazione, perdendo le mensilità pregresse. L’obbligo riguarda esclusivamente le nuove assunzioni incentivate e non si applica alle trasformazioni dei contratti da tempo determinato a tempo indeterminato.
3. Privacy e controllo a distanza (GDPR e Statuto dei Lavoratori)
Il trattamento dei dati personali del dipendente e l’uso di strumenti aziendali richiedono regole precise fin dal primo giorno.
- Informativa Privacy (Art. 13 GDPR): Va consegnata al lavoratore prima di raccogliere i suoi dati bancari, fiscali e sanitari, spiegando come verranno trattati e conservati.
- Nomina ad Autorizzato al Trattamento: Se il dipendente tratterà dati personali di clienti, fornitori o colleghi, deve ricevere una lettera di nomina con le istruzioni operative e le regole di riservatezza.
- Regolamento strumenti informatici: È buona prassi far firmare una policy sull’uso di email aziendali, internet, smartphone e PC concessi in dotazione.
⚠️ Quando è obbligatorio rivolgersi ai Sindacati o all’INL?
In base all’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori (Legge 300/1970) e al Codice Privacy, è severamente vietato installare impianti audiovisivi o altri strumenti dai quali derivi anche la possibilità di controllo a distanza dell’attività dei lavoratori, salvo specifiche esigenze organizzative, produttive, di sicurezza del lavoro o di tutela del patrimonio aziendale.
Prima di installare o attivare questi sistemi (e prima che il dipendente inizi a operare sotto il loro raggio d’azione), è obbligatorio stipulare un accordo collettivo con le rappresentanze sindacali (RSU/RSA) oppure, in mancanza di accordo o di sindacati in azienda, ottenere un’autorizzazione preventiva dall’Ispettorato Nazionale del Lavoro (INL).
I casi principali in cui scatta questo obbligo sono:
- Videosorveglianza: Telecamere installate in uffici, negozi, magazzini o aree esterne dove transitano o lavorano i dipendenti (anche se spente o finte).
- Geolocalizzazione (GPS): Sistemi satellitari installati su veicoli aziendali, smartphone o tablet per monitorare gli spostamenti, a meno che non siano strettamente indispensabili per rendere la prestazione lavorativa stessa.
- Software di controllo e log: Programmi informatici che registrano in modo massivo e prolungato la navigazione web, le email, i tempi di inattività al PC o l’accesso ai gestionali, se eccedono la normale gestione ordinaria.
- Sistemi di rilevazione presenze biometrici: Lettori di impronte digitali o riconoscimento facciale (generalmente vietati dal Garante Privacy, salvo rarissime eccezioni normate e comunque soggetti ad autorizzazione).
(Nota: Non serve autorizzazione per gli strumenti utilizzati dal lavoratore per rendere la prestazione lavorativa, come il PC, il tablet o il cellulare aziendale “base”, né per i badge di registrazione degli accessi e delle presenze, purché il lavoratore sia adeguatamente informato sulle modalità d’uso).